1.刀具种类繁多且复杂
不同的加工工艺和材料需要不同类型、规格和参数的刀具。例如，在加工硬度较高的金属时需要使用硬质合金刀具，而加工较软材料时可能使用高速钢刀具，人工管理容易混淆。刀具的更新换代快，新型刀具不断涌现。新的刀具技术出现后，管理人员可能无法及时了解和掌握其特点和使用要求。
2.刀具使用情况难以精确监控
刀具在加工过程中的磨损和损坏程度难以直观判断。人工依靠经验估计刀具的剩余寿命，可能会出现提前更换造成浪费，或者延迟更换影响加工质量和效率的情况。比如，某刀具在加工过程中已经出现了轻微磨损，但由于人工判断失误，未及时更换，导致加工出的零件精度不达标。加工环境复杂，影响因素众多。刀具监控系统切削速度、进给量、切削深度、被加工材料的性质等都会影响刀具的寿命，人工难以综合考虑所有因素进行准确管理。
3.人员的专业素养和责任心参差不齐
部分精通刀具管理的专业知识和技能管理人员只作为经验，没有效的知识库共享系统。很难让全员了解刀具的性能、维护方法和合理的库存控制策略。假设使用人员不知道某种特殊刀具需要特殊的存储条件，导致刀具生锈损坏。责任心不强，工作态度不认真。可能会出现记录不准确、盘点不仔细、刀具丢失等问题。
4.信息记录和传递不及时、不准确手工记录刀具的出入库、使用次数、维修情况等信息，容易出现错误和遗漏。例如，在记录刀具的使用次数时，写错数字，导致对刀具寿命的判断失误。信息在不同部门之间传递时存在延误或失真。生产部门未能及时将刀具的使用问题反馈给管理部门，导致问题得不到及时解决。
5.缺乏有效的管理工具和系统
单纯依靠人工管理，没有借助信息化的管理系统。无法实现对刀具库存、使用状态等数据的实时监控和分析。没有建立科学的刀具编码和标识体系。导致刀具查找困难，管理混乱。
6.成本控制和效益评估困难
难以准确计算刀具的使用成本和对生产效益的影响。无法确定＊优的刀具采购数量和更换周期。对于刀具的浪费和不合理使用缺乏有效的监督和控制机制。例如，由于人工管理不善，大量刀具闲置过期，造成成本增加。